Regionalne Programy Operacyjne są rozpisywane na poszczególne województwa i określają szczegółowe działania, jakie organy danego województwa podejmą na rzecz wspierania rozwoju województwa lub regionu. Za tą strategią idą dofinansowania pochodzące ze środków Unii Europejskiej na pomoc w realizacji poszczególnych inwestycji. Mowa tutaj w dużej mierze o OZE i ochronie klimatu.

Wiele podmiotów już na samym początku swojej drogi w staraniach o uzyskanie dotacji popełnia błędy, które mogą zagrażać realizacji projektu w przyszłości.

W momencie, kiedy decyzja o rozpoczęciu projektu zostaje podjęta, należy określić jego skalę oraz zakres. Już na tym etapie warto zdać się na pomoc specjalistów i poprosić ich o doradztwo. Można się do nich zwrócić o informacje nt. rozwiązań technicznych czy możliwościach użycia danych technologii na potrzeby planowanego projektu.

Bardzo ważnym krokiem jest wybór firmy bądź firm odpowiedzialnych za wykonanie dokumentacji koniecznej do złożenia wniosku o dofinansowanie. Dobrą praktyką jest, aby jedna firma w ramach kompleksowej usługi wykonała wszystkie prace. Pozwala to na łatwiejszą komunikację z wykonawcą dokumentacji. Dodatkowo odpowiedzialność za powierzone prace nie jest rozmyta na kilka podmiotów, które wykonują poszczególne prace. Zdecydowanie prościej jest też rozliczyć zlecone zadania. Koszt wykonania całości prac przez jednego wykonawcę powinien być niższy niż w przypadku wyboru kilku wykonawców na poszczególne części zadania.

Ważne jest, aby firma wykonała dokumentację zgodnie z wymaganiami działania i naboru, w ramach którego składany jest wniosek o dofinansowanie, oraz obowiązujących aktów prawnych i norm. Szczegółowe rozpisanie zakresu prac oraz wymaganie, aby dokumentację wykonywały firmy z doświadczeniem, zatrudniające wyspecjalizowaną kadrę pozwolą walczyć z ofertami o rażąco niskiej wartości.

Niestety obserwacja rynku i rozstrzygnięć zapytań ofertowych na wykonanie opisywanych usług pokazuje, że powszechne jest składanie ofert o zaniżonej wartości. W późniejszym etapie mocno rzutuje to na jakość dokumentacji. Często również na jej kompletność i zgodność z obowiązującym prawem.

Jakie są zatem najczęstsze błędy popełniane w ramach przygotowania dokumentacji przetargowej?

  • Wskazywanie urządzeń konkretnych producentów, co jest niezgodne z Prawem zamówień publicznych z uwagi na ograniczanie konkurencji.
  • Brak określenia szczegółowych i aktualnych – na czas realizacji inwestycji – wytycznych dotyczących wykonania instalacji. Może to prowadzić do zastosowania niskiej jakości komponentów oraz nierzetelnego wykonania prac montażowych. W następstwie, może to w znaczny sposób wpłynąć na bezawaryjność pracy instalacji i wydatne skrócenie jej żywotności.
  • Brak przeprowadzonej wizji lokalnej na etapie projektowania instalacji może prowadzić do wystąpienia nieprzewidzianych trudności na etapie montażu. Może to zwiększyć koszty inwestycji bądź zagrażać spełnieniu efektu ekologicznego. Można tego uniknąć, wykonując wizję lokalną lub audyt.

Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia lub uniknąć w całości opisanych w artykule problemów, konieczne jest szczegółowe określanie zakresu powierzonych prac oraz współpraca z wykonawcą i kontrola jego działań na każdym etapie wykonywania prac, która pozwoli na stosunkowo wczesnym etapie wykryć defekty dokumentacji czy odstępstwa od zakresu prac objętego umową.

Inwestycja w wysokiej jakości dokumentację pozwala wydatnie zwiększyć szansę projektu na uzyskanie dofinansowania, a dzięki uzyskanemu dofinansowaniu koszty jej wykonania w większości zwrócą się, ponieważ w wielu projektach koszty wykonania prac przygotowawczych dla projektu (np. przygotowanie projektu i dokumentacji technicznej, sporządzanie PFU czy studium wykonalności) jak i nadzór inwestorski i/lub autorski w zakresie prawidłowości realizacji inwestycji są wydatkami kwalifikowalnymi i podlegają nawet 85% refundacji.

Wykonanie niskiej jakości dokumentacji może prowadzić do:

  • nieotrzymania dofinansowania;
  • problemów na etapie wykonywania instalacji, np. założona na etapie składania wniosku moc instalacji może nie być możliwa do instalacji na danym obiekcie, innym problemem może okazać się jakość użytych przez wykonawcę instalacji materiałów i urządzeń jeżeli w PFU lub projekcie nie zadbano o odpowiednie zapisy;
  • błędnego określenia kosztów inwestycji, przez co konieczne może okazać się zwiększenie wkładu własnego;
  • w przypadku złego określenia uzysków energii z instalacji nie zostaną osiągnięte wskaźniki unikniętej emisji, przez co efekt ekologiczny projektu nie będzie spełniony, co może skutkować ograniczeniem dotacji, a w skrajnych przypadkach jej cofnięciem.

Michał Chaberski  GLOBENERGIA Sp. z o.o.  

Źródło: GLOBEnergia 1/2017

Redakcja GLOBEnergia