W wykonaniu instalacji uczestniczy architekt, instalator, projektant oraz inwestor, czyli użytkownik. W tych grupach roboczych każdy jest ważny.
Zaczynając od producenta, który dostarcza urządzenie jak i rzetelne informacje oraz dane techniczne o swoim produkcie, poprzez architekta, który musi wyznaczyć trend danej inwestycji, danej instalacji, aż do wykonawcy, na którym spoczywa obowiązek prawidłowego wykonania i uruchomienia urządzenia. Na samym końcu jest oczywiście użytkownik, którego zadowolenie jest celem wszystkich poprzednich ogniw. Najwięcej błędów pojawia się na etapie projektowania i wykonania instalacji.
Zadaniem projektanta, jest zaprojektowanie systemu o najwyższej sprawności jak najniższych kosztach inwestycyjnych. Aby instalacja działała prawidłowo, zarówno projektant, jak i instalator muszą znać urządzenia, ich parametry, specyfikę działania.
Najczęstszą awarią w instalacji z pompą ciepła jest zanik przepływu, czyli brak odbioru energii cieplnej z pompy ciepła (wysokich ciśnień) oraz brak przepływu od źródła dolnego, (niskich ciśnień). Awarie przepływu na dolnym źródle wynikają najczęściej ze źle dobranej pompy obiegowej (zbyt mała wydajność), albo z braku czyszczenia filtrów, serwisu i konserwacji. Podobnie w przypadku awarii na źródle górnym: źle wykonany układ hydrauliczny zakłóca przepływ poprzez zamykanie zaworów, na przykład wtedy kiedy nam jest za ciepło. W pompie ciepła, należy ten przepływ zapewnić zawsze, niezależnie od tego czy w budynku jest wysoka, czy niska temperatura.